“Uno de mis compañeros de MBA, Germán, un abogado con una trayectoria de éxito, es un magnífico comunicador en público. Es ingenioso, auténtico y conecta con la audiencia, es una de esas personas que cuando habla la escuchan con interés. Al inicio de la pandemia, Germán, por primera vez en su vida, tuvo que empezar a presentar en remoto. Con sus miles de horas hablando en público, le ocurrió lo que más teme un ponente, bloquearse, se olvidó de la apertura que había preparado, comenzó a argumentar con mucho mas detalle que nunca, no conseguía centrar los mensajes, poco a poco su voz se oía cada vez mas lejana, se había perdido…”

Germán no es el único que ha afrontado este cambio sin entrenamiento, sin conocer el medio, ha sido una trampa para muchos profesionales. Si preparas la presentación como si fuese presencial en lugar de virtual, no funciona porque es otro contexto, tiene características propias, requiere conocerlas para adaptarse con éxito.

En este artículo analizamos las diferencias y las oportunidades del ecosistema digital para transferir competencias presenciales a virtuales en Webinars síncronos y conseguir resultados satisfactorios.

Prepara una presentación basada en la interacción con la audiencia

Para mantener la atención, los estudios demuestran que es necesario interactuar cada 5 minutos, los asistentes tienen muchas fuentes de distracción en su ordenador. Prepara bloques cortos, para crear variedad y dinamismo. Calcula no hablar mas de 5 minutos seguidos, alternando con preguntas y encuestas. Haz como mínimo una pregunta tras cada bloque, incorpora el feedback de los asistentes a tu discurso. El objetivo es generar un clima de conversación fluida con la participación activa de los asistentes, es la mejor estrategia para involucrarlos. ¡Es una presentación síncrona, aprovecha las ventajas!

Tu pareja, el co-anfitrión.

El co-anfitrión, es el moderador del debate, es clave en la interacción, si vas a tener mas de 20 personas en la conferencia es estresante gestionarlo todo una sola persona. Lo primero que hace el co-anfitrión es estimular la participación animando a hacer preguntas, reflexiones o comentarios en el Q&A, a levantar la mano para hablar con el micro, etc. Gestiona el chat, lanza las encuestas, da el turno de palabra, etc. Le indica al ponente las preguntas a responder, las agrupa, etc. De manera que el ponente pueda incorporar los comentarios de los asistentes a su discurso.

Como ponerte y que hacer con las manos

Una condición indispensable para que la comunicación sea fluida es que te vean bien. Tu presencia en la pantalla de la videoconferencia depende de tres cosas:

Comunicación no verbal

La cámara tiene que estar a la altura de los ojos para que el encuadre sea frontal, centrado y se vea la cara, evita que te enfoque desde abajo, distorsiona la cara y se ve el techo.
¿A qué distancia te pones de la cámara? aléjate de la cámara hasta que se vea el torso, a ser posible hasta la cintura. Transmites más información con tu lenguaje no verbal y los gestos de las manos se ven mas naturales.

Iluminación frontal, si estás en un espacio con luz natural, colócate mirando a la ventana para que te de la luz en la cara, nunca a contraluz, los demás te verán en sombra. O bien utiliza cualquier lámpara para ponerla justo detrás de la cámara.

La postura erguida, de frente a la cámara, la cabeza recta (evita ladearla), no te recuestes en la silla, tendrás más movimiento. Mueve las manos con naturalidad, los gestos de las manos apoyan el mensaje verbal y mejoran la comprensión.

¡El objetivo es que tus interlocutores te vean con claridad para entenderte mejor!

Concentráte en la audiencia, mira a los ojos

Mira a la cámara, el contacto visual es el primer paso para establecer rapport, la mirada dispara las áreas de socialización cerebral, nuestros cerebros son como un wifi para conectar también en remoto.
Ponte un post-it con un smile en la cámara, un poster con fotos de personas en Zoom, haz lo que sea para que tu mente se concentre en la audiencia. Un efecto del contexto virtual es que la sensación de distancia hace que te olvides de que estás hablando con personas, si te “desconectas” pierdes a la audiencia. Si ves los vídeos de los asistentes cuando preguntan, arrastra el vídeo de la persona que pregunta lo más cerca de la cámara y la percepción de contacto visual incrementa. Mira a la cámara al inicio, cuando hagas preguntas y cuando respondas a alguien.

¿Qué expresa tu rostro?

La cara es el canal de comunicación que transmite más información emocional. Si tu actitud es positiva, tu interés por dialogar con la audiencia es genuino y tu motivación autentica, tu cara lo reflejará, tendrá una expresión positiva, empática y dialogante.
Si bien, para muchas personas ponerse delante de una cámara para hablar con una audiencia virtual, no es una situación cómoda, una de las consecuencias que tiene es que “robotiza” la expresión, tendemos a ser menos expresivos. Es algo a evitar, en comunicación virtual el lenguaje corporal es aún más relevante que en directo. Para mejorar este aspecto hay que practicar viéndote en vídeo.

Comunicación no verbal

La voz y sonido

Es en un medio AUDIO-visual, si no se oye bien, cuesta entender, no es negociable el sonido es requisito imprescindible para entendernos. Si trabajas con un portátil con una calidad de sonido baja es recomendable utilizar auriculares con micro, todos te lo agradecerán y tú notarás una gran diferencia.

La voz transmite mucha información sobre como te sientes, ¡tu estado de ánimo se oye!
Voz clara, vocalizando, con ritmo natural, si hablas deprisa es más difícil seguirte, volumen alto, algunas personas debido a la percepción de distancia psicológica que provoca la virtualidad, hablan mas bajo de lo habitual. La entonación reforzando los mensajes es crucial para mejorar la comprensión y evitar la monotonía. Las voces graves son mas agradables al oído humano y conectan mejor, evitar entrar en timbres agudos “voz chillona” tiene un impacto negativo en tu credibilidad, se asocia a nerviosismo. Otra señal de nerviosismo o inseguridad es acabar las frases en tono de pregunta en lugar de tono de afirmación.

Trampas a evitar

Desparecer detrás de un PowerPoint, saludar en vídeo y compartir pantalla inmediatamente, es la mejor manera de perder la atención de la audiencia. Ven tu vídeo en miniatura y tu voz compite con los contenidos que estás mostrando. Las ayudas visuales, tienen que ser visuales y complementarias a lo que estás diciendo, si quieres que te escuchen. Mi recomendación es dosificarlas y centrar el peso de la conferencia en el vídeo del ponente. Otra opción es proyectar los contenidos como fondo de pantalla, de manera que el vídeo del ponente sigue siendo lo principal.

Otra trampa es dar respuestas excesivamente largas a las preguntas de los asistentes, con lo cual el todo el esfuerzo de interacción para dialogar no se consigue, se responden menos preguntas porque no da tiempo, seguramente preguntas que son de interés para los participantes.
Por último, considero que los webinars que consisten en ver un PowerPoint escuchando la voz de un monologo de 60 minutos, son un atentado para la salud mental y deberían plantearse como contenidos enlatados, no convocarlos como una actividad síncrona puesto que no hay interacción.

La comunicación digital eficaz es más concisa, interactiva y dinámica, mantener la atención y el interés es el reto, exige mas energía para conectar con la audiencia y también una preparación minuciosa. Son habilidades, practicando se desarrollan y se consigue conectar, involucrar e influir con resultados.

Si te interesa preparar o ensayar un webinar síncrono conmigo/ con Catalina Pons, puedes contactar conmigo en este link:

Catalina Pons

Neurociencia y liderazgo